Lo sapevi che esistono soluzioni per la gestione del personale in grado di informatizzare il flusso documentale per la richiesta di ferie, straordinari e assenze, come nel caso dello smartworking?
Prendiamo il caso di un lavoratore che vuole chiedere un giorno di ferie.
Cosa succedeva IERI?
Il lavoratore:
- compilava il modulo di richiesta delle ferie
- andava dal suo responsabile, metteva la richiesta cartacea sulla sua scrivania
Il responsabile:
- visionava la richiesta, apponendo la firma di autorizzazione
- comunicava al lavoratore e all’ufficio HR l’avvenuta autorizzazione alle ferie
L’addetto alla gestione delle presenze:
- verificava le timbrature incrociando le giornate di mancata presenza con le richieste di autorizzazione di ferie
- apriva il gestionale delle presenze e inseriva manualmente il giustificativo ferie nella giornata prevista
Come si può gestire OGGI il processo digitalizzato?
Il lavoratore:
- apre l’applicazione da smartphone o PC e invia la richiesta al suo responsabile (il sistema di autorizzazione viene preimpostato in base alle funzioni identificate nell’organigramma aziendale)
Il referente:
- visualizza la richiesta tramite app e l’approva o la rifiuta con un semplice click:
- in caso di accettazione, il gestionale delle presenze, rileva automaticamente l’assenza per ferie compilando il codice giustificativo corretto che servirà per l’elaborazione del payroll
- in caso di rifiuto, l’eventuale assenza ingiustificata comporterà l’apertura di un’eventuale contestazione disciplinare da parte dell’ufficio HR.
Quali sono le differenze tra IERI e OGGI in caso di scelta della digitalizzazione del processo?
- Risparmio di tempo (del richiedere, del responsabile e dell’ufficio HR)
- Efficientamento del processo (risparmio nell’archiviazione, nella consultazione e nella gestione documentale)
- Eliminazione della carta
- Riduzione dei costi di comunicazione
- Tracciabilità delle informazioni in tempo reale
- Risparmio nella gestione delle pratiche (archiviazione e consultazione)
Come si misura il ROI (Ritorno sull’Investimento)?
Per valutare il Ritorno sull’Investimento, si consiglia di:
- misurare il tempo impiegato attualmente per la gestione di queste pratiche (richiesta ferie, permessi, straordinari, donazione sangue, smartworking, ecc.) da parte di tutti gli attori di processo (richiedente, responsabile/autorizzatore, ufficio HR)
- moltiplicare il tempo impiegato per il costo del personale (diretto e indiretto)
- aggiungere il costo causato da problemi di comunicazione, perdita di documenti, archiviazione, consultazione e gestione dei documenti cartacei
- aggiungere il costo della carta, del toner e dei tecnici addetti all’assistenza delle stampanti
- sottrarre il costo per l’utilizzo dell’applicativo per la digitalizzazione del processo
- valutare la differenza qualitativa del cambiamento anche in prospettiva di una riorganizzazione aziendale.
Una volta verificato, in caso di convenienza, chiamateci.
Saremo lieti di darvi il supporto necessario utilizzando il Portale di Studio a base dati unica, pensato e integrato con tutti gli applicativi per un efficientamento massivo dei nostri Clienti.
