In questa trattazione verranno analizzate le modalità operative da seguirsi nel caso di attivazione dello smart working alla luce delle novità normative che si sono susseguite nell’ultimo periodo.

In particolare, ci si soffermerà sulle due procedure ad oggi attive per la comunicazione al Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali: una procedura semplificata, per gli accordi che terminano validità entro il 31 dicembre 2022, e la procedura ordinaria per le restanti fattispecie.

Procedura ordinaria: obbligo di stipula dell’accordo individuale e relativa modalità di comunicazione al Ministero del Lavoro

Per poter ricorrere allo smart working, a partire dal 1° settembre 2022, è fatto obbligo ai datori di lavoro di stipulare preventivamente l’accordo individuale con ciascun lavoratore interessato.

Si ricorda, che ai sensi della L. 81/2017, nonché del Protocollo nazionale sul lavoro agile del 07/12/2021, l’accordo, da redarsi in forma scritta ai fini della regolarità amministrativa e della prova, deve prevedere:

a) la durata, che può essere a termine o a tempo indeterminato;

b) le modalità di alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali;

c) i luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa esterna ai locali aziendali;

d) gli aspetti relativi all’esecuzione della prestazione lavorativa svolta al di fuori dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e alle condotte che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari nel rispetto della disciplina prevista nei contratti collettivi;

e) le modalità di utilizzo degli strumenti di lavoro;

f) i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e/o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione;

g) le forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto sia dall’art. 4 l. 300/1970 sia dalla normativa in materia di protezione dei dati personali;

h) l’attività formativa eventualmente necessaria per lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile;

i) le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali.

Il legislatore è intervenuto anche in tema di modalità operative di comunicazioni obbligatorie in regime di smart working. In particolare, l’art. 41 bis della Legge di conversione, ha previsto che con decorrenza dal 1° settembre 2022, il datore di lavoro ha l’obbligo di comunicare, mediante procedura telematica, i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile, secondo le modalità individuate dal Ministro del Lavoro e delle Politiche Sociali. A tal proposto il Ministero ha emanato il D.M. 149/2022, stabilendo le modalità operative per effettuare la comunicazione. Di fatto si tratta della medesima procedura prevista nel regime ordinario, ad eccezione delle necessità di allegazione dell’accordo individuale, onere eliminato in un’ottica di semplificazione. La comunicazione, da effettuarsi entro 5 giorni dalla sottoscrizione dell’accordo individuale (in fase di prima applicazione delle nuove modalità operative, l’obbligo della comunicazione potrà essere assolto entro il 1° dicembre 2022), deve contenere, tra le altre informazioni, i dati relativi all’accordo di smart working, ossia:

– data di sottoscrizione dell’accordo; 

– tipologia di durata del periodo di lavoro agile (a tempo determinato o a tempo indeterminato; 

– data di inizio delle prestazioni di lavoro in modalità agile; 

– data di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile. 

È possibile apportare modifiche alla comunicazione già trasmessa o procedere all’annullamento della stessa, cancellando così il periodo di lavoro agile per tutta la durata precedentemente comunicata.

Si ricorda che il mancato rispetto dell’obbligo comunicativo comporta l’applicazione di una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ciascun lavoratore coinvolto.

Procedura semplificata: cosa ha previsto la Legge di conversione del D.L. 115/2022?

Si precisa che la Legge di conversione del D.L. 115/2022 c.d. Decreto Aiuti-bis, pubblicata in G.U. in data 21 settembre 2022, ha prorogato fino al 31 dicembre 2022, la possibilità per tutto il settore privato di ricorrere al lavoro agile ancora tramite “procedura semplificata” (senza la necessità di stipulare l’accordo individuale di smart working), la cui validità era venuta meno lo scorso 31 agosto 2022. Resta inteso che tale disposizione è da intendersi come mera possibilità, fermo restando che la procedura ordinaria resta quella introdotta a partire dal 1° settembre 2022.

Diritto allo smart working per lavoratori fragili e genitori lavoratori: proroga fino al 31 dicembre 2022

È stata prevista inoltre la proroga al 31 dicembre 2022 del diritto allo smart working per i lavoratori fragili e per i genitori lavoratori con figli fino ai 14 anni di età. Si tratta infatti di una prosecuzione di un diritto già previsto per le menzionate categorie di lavoratori, introdotto anch’esso nel periodo emergenziale.

Si ricorda che per lavoratori fragili ci si riferisce a soggetti affetti da patologie croniche connotate da particolare gravità, individuate da un apposito decreto ministeriale. A tali soggetti continua, dunque, ad essere garantito un pieno diritto allo smart working, che opera anche nell’ipotesi in cui la mansione attribuita al lavoratore non risulta compatibile con il lavoro agile. In tal caso è possibile adibire il lavoratore a mansioni diverse (rientrando comunque nella medesima categoria o area di inquadramento), ovvero assegnarli specifiche attività di formazione professionale.

Sempre fino al 31 dicembre 2022 viene previsto il diritto per i genitori con almeno un figlio minore di anni 14, di svolgere la prestazione di lavoro in modalità agile, anche in assenza degli accordi individuali, fermo restando il rispetto degli obblighi informativi. Si precisa che tale diritto, a differenza di quello riservato ai lavoratori fragili, è però subordinato al verificarsi delle seguenti condizioni soggettive in capo al genitore lavoratore, ovvero che:

– la modalità organizzativa del lavoro agile deve essere compatibile con le caratteristiche della prestazione;

– nel nucleo familiare non vi sia altro genitore beneficiario di strumenti di sostegno al reddito in caso di sospensione o cessazione dell’attività lavorativa o che non vi sia genitore non lavoratore.

Le novità introdotte con il Decreto legislativo n. 105 del 30 giugno 2022 (decreto conciliazione vita e lavoro)

L’art. 18, comma 3-bis, della Legge n. 81/2017, così come modificato dal D.Lgs. n. 105/2022, dispone che i datori di lavoro pubblici e privati che stipulano accordi per l’esecuzione della prestazione di lavoro in modalità agile sono tenuti in ogni caso a riconoscere priorità alle richieste di esecuzione del rapporto di lavoro in modalità agile formulate dalle lavoratrici e dai lavoratori con figli fino a 12 anni di età o senza alcun limite di età nel caso di figli in condizioni di disabilità, ai sensi dell’articolo 3, comma 3, della legge 5 febbraio 1992, n. 104. La stessa priorità, inoltre, è riconosciuta da parte del datore di lavoro alle richieste dei lavoratori con disabilità in situazione di gravità accertata, ai sensi dell’articolo 4, comma 1, della legge 5 febbraio 1992, n. 104 o che siano caregivers ai sensi dell’articolo 1, comma 255, della legge 27 dicembre 2017, n. 205.

In proposito, si ricorda che la lavoratrice o il lavoratore che richiede di fruire del lavoro agile non può essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro. Qualunque misura adottata in violazione di tali limitazioni è da considerarsi ritorsiva o discriminatoria e, pertanto, nulla.

Per approfondire: Lo smart working ha impattato la generazione di idee nelle aziende