Gli obblighi del datore di lavoro nello Smart Working

Con l’obiettivo di incrementare la produttività e di agevolare la conciliazione dei tempi di vita e lavoro, la L. n.81 del 22 maggio 2017 ha introdotto il c.d. lavoro agile o smart working.

Sostanzialmente, il lavoro agile consiste in una particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato.

Disciplina ordinaria

Accordo fra le parti

In via ordinaria, datore di lavoro e lavoratore stipulano un accordo con il quale stabiliscono che la prestazione lavorativa potrà essere resa:

  • con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, quindi anche in assenza di precisi vincoli di orario, tuttavia sempre nel rispetto dei limiti di durata massima dell’orario di lavoro stabiliti dalla Legge e dalla Contrattazione Collettiva;
  • in parte all’interno e in parte all’esterno dei locali aziendali, senza una postazione di lavoro fissa;
  • con il supporto di strumenti informatici.

Ai fini della validità, l’accordo deve essere redatto per iscritto e può essere a tempo determinato o indeterminato.

In particolare, l’accordo deve disciplinare i seguenti aspetti:

  • le forme di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro, individuando anche le condotte potenzialmente sanzionabili a livello disciplinare;
  • i tempi di riposo e il c.d. diritto alla disconnessione del lavoratore (ex L. 61/2021 di conversione del D.L. 30/2021);
  • le modalità di utilizzo degli strumenti informatici messi a disposizione del dipendente per svolgere la propria attività lavorativa, soprattutto per quanto riguarda i rischi in materia di protezione dei dati personali in caso di trattamento degli stessi al di fuori del contesto fisico aziendale.

Per la stesura dell’accordo, poi, le parti dovranno tenere conto anche di quanto previsto in materia di smart working a livello di CCNL di settore (se presente la relativa disciplina).

L’accordo andrà trasmesso al Ministero del Lavoro tramite caricamento sulla piattaforma on-line messa a disposizione dell’Istituto.

Diritti in Smart Working: recesso

La Legge disciplina anche il diritto di recesso dalla modalità di lavoro agile:

  • in caso di accordo a tempo indeterminato, le parti possono recedere con un preavviso non inferiore a 30 giorni. Il preavviso non è dovuto in caso di recesso per giustificato motivo;
  • in caso di accordo a tempo determinato, il recesso è consentito prima della scadenza solo nell’ipotesi di giustificato motivo.

A seguito di recesso, l’attività riprende a svolgersi secondo le modalità ordinarie.

Diritti in Smart Working: trattamento economico e normativo

Lo smart-worker ha diritto ad un trattamento economico e normativo non inferiore a quello applicato, in attuazione dei Contratti Collettivi, nei confronti dei lavoratori che svolgono le stesse mansioni esclusivamente all’interno dell’azienda.

A tal proposito si precisa che, con riferimento ai buoni pasto, di recente la Giurisprudenza (Trib. Venezia, 8 luglio 2020, n. 3463) si è pronunciata nel senso di ritenere che gli stessi non costituiscono un diritto per lo smart-worker in quanto non rientranti nella nozione di trattamento economico e normativo. Pertanto, l’erogazione dei ticket restaurant in smart working deve essere espressamente prevista all’interno dell’accordo individuale stipulato fra datore di lavoro e lavoratore.

Si segnala, inoltre, che in regime di lavoro agile sono applicabili, anche, gli incentivi di carattere fiscale e contributivo legati a incrementi di produttività ed efficienza dell’attività lavorativa.

Diritti in Smart Working: salute e sicurezza sul lavoro

Il datore di lavoro deve garantire la salute e la sicurezza anche del lavoratore che presta la propria attività lavorativa in regime di lavoro agile.

In particolare, almeno con cadenza annuale, è tenuto a consegnare al lavoratore e all’RLS, un’informativa scritta contenente i rischi, generali e specifici, legati alla particolare modalità di esecuzione dell’attività lavorativa.

Sostanzialmente, il datore di lavoro deve fornire indicazioni al lavoratore circa i requisiti minimi richiesti per una postazione di lavoro conforme allo standard richiesto dalla normativa in materia di sicurezza e salute nei luoghi di lavoro (D. Lgs. 81/2008), sui rischi derivanti dall’esposizione ad agenti fisici e biologici e sull’utilizzo dei videoterminali.

La Legge, poi, stabilisce che il lavoratore, e quindi anche lo smart-worker, è tenuto a cooperare all’attuazione delle specifiche misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali.

Diritti in Smart Working: assicurazione INAIL

Anche i lavoratori agili hanno diritto alla tutela INAIL contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali legati a rischi inerenti l’attività lavorativa, anche se questa viene svolta in parte all’esterno dei locali aziendali e senza una postazione fissa.

Il datore di lavoro non dovrà procedere alla denuncia INAIL se lo smart-worker, già assicurato all’Istituto per le specifiche attività lavorative prestate in ambito aziendale, è preposto alle medesime mansioni in regime di lavoro agile.

Si precisa che gli infortuni accorsi mentre il dipendente presta la propria attività lavorativa in modalità agile vengono tutelati solo se determinati da rischi connessi all’attività lavorativa.

L’assicurazione INAIL comprende anche gli infortuni occorsi durante il normale percorso di andata e ritorno dal luogo di abitazione a quello prescelto per lo svolgimento dell’attività lavorativa all’esterno dei locali aziendali, ovvero il c.d. infortunio in itinere, a condizione che la scelta del luogo della prestazione sia dettata da esigenze connesse alla prestazione stessa o dalla necessità del lavoratore di conciliare le esigenze di vita con quelle lavorative e risponda a criteri di ragionevolezza.

Smart Working e Covid-19

Procedura semplificata

A causa dell’emergenza epidemiologica da Covid-19, le aziende hanno fatto ampio ricorso allo smart working. Questa modalità lavorativa alternativa lavorativa ha permesso la prosecuzione dell’attività aziendale e di ridurre il rischio di contagio sul posto di lavoro (vedi anche Coronavirus – smart working o emergency working?)

Dato il particolare contesto emergenziale, per facilitare le aziende, è stata introdotta una procedura di attivazione del lavoro agile semplificata.

Come previsto nel D.L. n. 52 del 22 aprile 2021, c.d. Decreto Riaperture, fino al 31 luglio 2021, i datori di lavoro:

  • potranno applicare la modalità di lavoro agile a ogni rapporto di lavoro subordinato, in assenza dell’accordo individuale con i lavoratori interessati (requisito previsto, invece, in caso di procedura ordinaria di attivazione). Permane, tuttavia, l’obbligo di consegna al lavoratore dell’informativa in materia di sicurezza.
  • dovranno effettuare la comunicazione telematica di attivazione o proroga dello smart working al Ministero del Lavoro, tramite apposita sezione presente sul portale web dell’Istituto, allegando un unico file Excel contenente l’elenco dei nominativi dei lavoratori coinvolti.

Oltre il 31 luglio 2021, per l’attivazione o la prosecuzione della modalità di lavoro agile, si dovrà ricorrere alla procedura ordinaria prevista dalla Legge n. 81 del 22 maggio 2017.

Lavoratori fragili

Fino al 30 giugno 2021, il diritto allo svolgimento delle prestazioni in modalità semplificata può essere riconosciuto ai lavoratori maggiormente esposti al rischio di contagio, in ragione dell’età o delle particolari condizioni di salute, ovvero ai c.d. lavoratori fragili.

Il riconoscimento di tale diritto è subordinato alla valutazione da parte del medico competente e a condizione che tale modalità sia compatibile con le caratteristiche della prestazione lavorativa.

Genitori lavoratori

Dal 13 marzo al 30 giugno 2021, il lavoratore dipendente con figlio minore di anni 16, alternativamente all’altro genitore, può svolgere la prestazione di lavoro in modalità agile per un periodo corrispondente in tutto o in parte alla durata:

  • della sospensione dell’attività scolastica del figlio;
  • dell’infezione da Covid-19 del figlio;
  • della quarantena del figlio disposta dall’ATS competente.

Il diritto è esteso ad entrambi i genitori in presenza di figli di ogni età con disabilità accertata, nei casi sopra elencati e nell’ipotesi in cui i figli frequentino centri diurni a carattere assistenziale dei quali sia stata disposta la chiusura.

Inoltre, si segnala che, fino al 30 giugno 2021, i genitori lavoratori dipendenti che hanno almeno un figlio in condizioni di disabilità grave riconosciuta (ex L. 104/1992), a condizione che nel nucleo famigliare non vi sia altro genitore non lavoratore e che l’attività lavorativa non richieda necessariamente la presenza fisica, hanno diritto di svolgere la prestazione di lavoro in modalità agile.

Lavoro agile e telelavoro

La categoria del lavoro agile comprende sia lo smart working che il telelavoro.

Mai come nell’ultimo anno, si è parlato di smart working e remote working, spesso però confondendo questi termini con quello di telelavoro.

Anche il lavoro agile telelavoro, infatti, è una particolare modalità di svolgimento dell’attività lavorativa dove datore di lavoro e lavoratore, tramite la stipula di un accordo scritto, stabiliscono che l’attività lavorativa venga svolta al di fuori dei locali aziendali e con l’ausilio di strumenti informatici.

Tuttavia, differisce dallo smart working principalmente per i seguenti aspetti: la sede di lavoro e l’orario di lavoro.

Con riferimento alla sede di lavoro:

  • il dipendente in lavoro agile telelavoro ha una postazione fissa di lavoro, che si trova in un luogo diverso da quello aziendale;
  • il lavoratore in smart working, invece, non ha vincoli in tal senso e può scegliere il luogo dove prestare la propria attività lavorativa.

Per quanto riguarda l’orario di lavoro:

  • il lavoro agile telelavoroè caratterizzato da una maggiore rigidità temporale. Spesso l’orario di lavoro coincide con quello stabilito per il personale adibito alle medesime mansioni all’interno dell’azienda;
  • lo smart working, invece,può essere reso senza precisi vincoli di orario. L’organizzazione dell’attività lavorativa può anche avvenire per fasi, cicli e obiettivi.

Smart Working: questioni aperte

Il ricorso intensivo al lavoro agile durante i mesi di pandemia da Covid-19, ha acutizzato alcune problematiche legate all’utilizzo di questo istituto.

Dal punto di vista della condizione personale e sociale dei lavoratori, sono emersi:

  • il pericolo dell’isolamento e del senso di solitudine dovuti all’impossibilità di interagire e confrontarsi face to face con i colleghi sul posto di lavoro, nonostante il ricorso sempre più frequente alle piattaforme digitali di comunicazione;
  • il problema dell’over-work, ovvero la difficoltà dello smart-worker a limitare il numero di ore dedicate al lavoro, causato dalla inevitabile sovrapposizione della vita personale con quella professionale.

Sotto l’aspetto giuridico – economico, i temi più discussi sono:

  • l’organizzazione dell’attività lavorativa, soprattutto in termini di orario di lavoro. Nonostante l’assenza di vincoli da questo punto di vista, non si può prescindere dal fatto che l’orario di lavoro debba essere fissato tenendo conto necessariamente delle esigenze dettate dalla prestazione lavorativa;
  • il problema dei tempi di riposo e del c.d. diritto alla disconnessione, ovvero il diritto del lavoratore di non rispondere alle comunicazioni fuori dall’orario di lavoro. Il diritto alla disconnessione è stato previsto a livello normativo solo di recente con la L. 61/2021 di conversione del D.L. 30/2021;
  • la questione della tipologia e dell’entità della retribuzione. La retribuzione è legata inevitabilmente all’orario di lavoro. Quindi, se l’orario di lavoro in smart working e remote working coincide con quello che il lavoratore svolgerebbe in azienda, dal punto di vista retributivo, non si pongono particolari problemi, ma cosa accadrebbe se la prestazione lavorativa fosse organizzata per fasi, cicli, o soprattutto, per obiettivi?

Conclusioni

Nell’ultimo decennio, il tessuto sociale è stato investito da un profondo cambiamento.

Del resto, l’emergenza epidemiologia da Coronavirus non ha fatto altro che accelerare questo processo: se da un lato ha comportato il distanziamento fisico delle persone, dall’altro lato, in realtà, ha permesso di accorciare le distanze.  

Nell’ultimo periodo, infatti, l’uso delle piattaforme digitali per lo scambio di informazioni ha subito un’impennata e questo ha permesso, in parte, di non spezzare la rete dei rapporti e le dinamiche relazionali precostituite.

Ciò premesso, l’immagine che ne traspare è che il lavoro agile telelavoro e lo smart working sarebbero solo la punta dell’iceberg del profondo procedimento di trasformazione inevitabile verso cui sta andando la nostra società.

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