^{*Testo redatto da Paserio&Partners, audio generato con il supporto dell’Intelligenza Artificiale.}

A partire dal 1° gennaio 2025, sono entrate in vigore le nuove disposizioni sulla tracciabilità dei pagamenti delle spese di trasferta, introdotte dalla Legge di Bilancio 2025. Le aziende dovranno adeguarsi per garantire la conformità alle nuove normative fiscali e previdenziali. In questo articolo analizziamo le principali novità, le conseguenze della mancata tracciabilità e le azioni necessarie per le imprese.

Spese di Trasferta: Quali Sono Soggette alla Nuova Normativa?

Le nuove regole riguardano le seguenti categorie di spesa sostenute dai lavoratori in trasferta:

✅ Vitto e alloggio;
✅ Viaggio e trasporto effettuati con autoservizi pubblici non di linea, come taxi e NCC (Noleggio Con Conducente).

Esclusione: I trasporti effettuati tramite autoservizi pubblici di linea (es. autobus, metropolitana, treni) non rientrano nell’obbligo di tracciabilità e possono essere pagati anche in contanti.

Modalità di Pagamento Obbligatorie

Dal 1° gennaio 2025, le spese di trasferta dovranno essere saldate esclusivamente tramite strumenti di pagamento tracciabili, tra cui:

💳 Carte di debito/credito e bancomat;
📱 App di pagamento digitali (es. Apple Pay, Google Pay);
🏦 Assegni bancari o circolari.

Inoltre, sarà obbligatorio allegare la ricevuta di pagamento al giustificativo di spesa, per consentire il rimborso e la deducibilità fiscale.

Quali Sono le Conseguenze della Mancata Tracciabilità?

Se le spese non sono effettuate con strumenti tracciabili, si avranno le seguenti ripercussioni:

🔴 Per il lavoratore: L’importo del rimborso verrà considerato fiscalmente e previdenzialmente rilevante, incidendo sul reddito imponibile e sui contributi dovuti.

🔴 Per l’azienda: Le spese non tracciabili non potranno essere dedotte ai fini IRES e IRAP, con un impatto diretto sui costi aziendali.

Cosa Devono Fare le Aziende?

Per evitare sanzioni e garantire la conformità, le imprese devono adottare le seguenti misure:

📌 Adeguare le procedure interne: Assicurarsi che i rimborsi delle spese di trasferta siano subordinati all’uso di strumenti di pagamento tracciabili.

📌 Informare i dipendenti: Comunicare ai lavoratori le nuove regole di rimborso.

📌 Conservare la documentazione: Implementare un sistema per la raccolta e l’archiviazione di ricevute e giustificativi di spesa.

📌 Verificare i rimborsi: Controllare che tutte le spese analitiche siano in linea con i requisiti di tracciabilità prima di procedere al rimborso.

Dubbi e Chiarimenti

Attualmente, si attendono chiarimenti dall’Agenzia delle Entrate su alcuni casi particolari, ad esempio le trasferte in Paesi in cui gli strumenti di pagamento tracciabili non sono diffusi o disponibili. Vi aggiorneremo appena saranno fornite indicazioni ufficiali.

Per un approfondimento normativo, potete consultare l’articolo 51, comma 5, del TUIR, che disciplina il trattamento fiscale dei rimborsi analitici delle spese di trasferta.

Conclusione

Le nuove regole sulla tracciabilità delle spese di trasferta impongono un cambio di approccio nella gestione delle trasferte aziendali. Adeguarsi in tempo significa evitare sanzioni, ottimizzare la gestione dei rimborsi e mantenere la deducibilità fiscale delle spese.

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