Trasferte e spese di trasporto: la corretta attestazione documentale

Con la risposta all’interpello n. 22/2018, l’Agenzia delle Entrate è intervenuta fornendo importanti chiarimenti in merito alle trasferte dei lavoratori e all’attestazione documentale delle spese di trasporto.

Una parziale dematerializzazione

L’azienda datrice di lavoro che ha presentato istanza di interpello utilizza un procedura avanzata di autorizzazione delle trasferte tramite un portale web e parte delle “pezze giustificative” viene prodotta e conservata in formato elettronico.

L’istante sostiene che il requisito dell’adeguatezza documentale ai fini della non imponibilità in capo al dipendente delle spese di trasporto, stante la citata parziale “dematerializzazione” dei giustificativi di spesa è soddisfatto anche in assenza dell’allegazione alla nota riepilogativa delle spese di trasferta della stampa su supporto cartaceo dei biglietti elettronici e carte d’imbarco, in quanto l’attestazione del pagamento, tramite l’estratto conto delle spese di trasporto sostenute direttamente dalla stessa società a favore dei propri dipendenti che si recano in trasferta, va considerata documentazione idonea al fine di far rientrare tali spese nell’esenzione.

In pratica, la documentazione probatoria, a parere dell’azienda, si sostanzierebbe in spese di trasporto documentate unicamente con l’estratto conto e con la nota spese riepilogativa sottoscritta dai dipendente che si è recato in trasferta.

Qual è il principio affermato dall’agenzia?

L’Agenzia delle Entrate, innanzitutto, ricorda che affinché i rimborsi delle spese di trasporto non concorrano alla formazione del reddito di lavoro dipendente è necessario che dette spese siano rimborsate in ragione di idonea documentazione.

Non è necessario che la documentazione giustificativa sia intestata al soggetto che effettua la trasferta, dal momento che è sufficiente che le spese stesse risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte stesse e che siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa.

Veniamo alla documentazione probatoria. Dall’esame della documentazione (un estratto conto rilasciato dalla società che ha emesso la carta di pagamento e trasmesso, su supporto cartaceo, alla società istante, che individua per ciascuna transazione: la data d’acquisto del biglietto aereo/ferroviario, il nome del passeggero e il codice identificativo del dipendente, il centro di costo, il codice identificativo del viaggio; il prestatore d’opera con descrizione della prestazione, ovvero per gli acquisti di biglietti aerei, la ragione sociale della compagnia aerea, il numero del biglietto elettronico, la classe di prenotazione, data della partenza/check-in, itinerario di viaggio, infine la valuta e l’importo pagato), l’Agenzia ha ritenuto che le informazioni presenti nell’estratto conto emesso in formato cartaceo dalla società che rilascia la carta, successivamente confermate attraverso la validazione della nota spese redatta sempre in forma cartacea da parte del dipendente, risultano idonei ad attestare l’effettivo spostamento della sede di lavoro e l’utilizzo del servizio di trasporto nonostante i documenti elettronici di trasporto rilasciati dai diversi vettori non siano stampati ed allegati alla relativa nota spese.

L’Agenzia ha altresì precisato che i predetti documenti di trasporto dovranno essere conservati in formato elettronico al fine di un eventuale riscontro in sede di controllo.

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TRASFERTA

TRASFERTATRASFERTE E SPESE DI TRASPORTO: LA CORRETTA ATTESTAZIONE DOCUMENTALE

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