- Il luogo dell’incontro;
- Il tipo di riunione che si sta organizzando (onde evitare che si crei fermento inutile), specificando se è: formativa, informativa, organizzativa, decisionale o di brain storming;
- L’ODG, con i tempi e gli argomenti che saranno trattati;
- Se i collaboratori devono presentarsi all’incontro con del materiale, dei quesiti o dei report;
– Rispettiamo gli orari stabiliti (sia per l’inizio che per la fine dei lavori);
– Evitiamo distrazioni (invitiamo i partecipanti a spegnere telefonini e altri apparecchi elettronici);
– Apriamo i lavori spiegando i tempi della riunione, le tematiche che verranno trattate e il momento in cui potranno essere fatti gli interventi (durante o alla fine dell’incontro);
– Osserviamo con attenzione il linguaggio non verbale dei partecipanti (eventuali contrarietà o chiusure dei collaboratori emergeranno dal linguaggio del corpo);
– Cerchiamo di coinvolgere tutti i partecipanti formulando domande aperte che possano dare spazio anche ai più timidi e riservati;
– Ascoltiamo con attenzione e analizziamo i diversi punti di vista ricordandoci di prendere decisioni concrete per trasformare le parole in azioni;
– Chiudiamo i lavori sintetizzando i punti focali trattati e le attività eventualmente che risultano da svolgere con i relativi tempi di realizzazione;
– Dopo la riunione, inviamo un verbale di sintesi con specificato quello che si è detto, “chi fa cosa” e in che tempi;
– Pubblichiamo il report in un file disponibile a tutti i partecipanti per massimizzare la trasparenza e la consultabilità.
Una buona programmazione e pianificazione porta efficacia ed efficienza in tutte le attività che vengono svolte all’interno dell’azienda.
Il tempo che impiegheremo per organizzare una riunione, ci tornerà in termini di ottimizzazione di costi e produttività.
Non sottovalutiamolo!!
Sandra Paserio – Consulente del Lavoro – HR Problem Solver
