Il regolamento aziendale come strumento di organizzazione e non “di imposizione da parte del datore di lavoro”

Cos’è il regolamento aziendale?

E’ un insieme di norme e di comportamenti redatto dalla direzione aziendale e comunicato ai lavoratori dipendenti al fine di uniformare le regole da adottare all’interno della struttura aziendale al verificarsi di determinati eventi.

 
Ma perché bisogna fare un regolamento aziendale?
 
Per prima cosa per fare ordine e chiarezza.
 
Con il regolamento aziendale mettiamo nero su bianco quello che per noi è importante. 
 
Nel regolamento aziendale abbiamo la possibilità di mettere in evidenza:
 
– I nostri valori, la nostra mission, la nostra etica;
– Quello che ci si aspetta dai singoli lavoratori e come quelle cose devono essere fatte (ossia in che tempi e in che modi);
– Il comportamento da tenere a seconda del verificarsi di determinati eventi (pensiamo alla malattia, agli straordinari, ai ritardi, alle assenze, alla richiesta di ferie, ecc.);
– Quello che non deve essere fatto all’interno di uno struttura aziendale (ad esempio l’utilizzo di internet per scaricare programmi personali, fumare all’interno dei locali aziendali, ecc.)
– L’utilizzo dei mezzi di protezione individuali e collettivi in materia di sicurezza;
– Le modalità di utilizzo e manutenzione delle autovetture aziendali o di altra attrezzatura messa a disposizione dell’azienda;
– Alle conseguenze in cui si incorre nel momento in cui non si adempie al proprio operato (lasciamo che la nostra mente scorra velocemente alle contestazioni disciplinari e alle relative sanzioni che possono andare dalla più blanda del richiamo scritto fino a quella espulsiva del licenziamento)….ecc.
 
Insomma è uno strumento che possiamo scrivere a seconda delle nostre esigenze e può diventare estremamente vantaggioso e utile se andiamo ad indicare in modo chiaro e semplice le procedure e i comportamenti da tenere a seconda del verificarsi dei singoli eventi.
 
Pensiamo ad un’azienda che non ha disciplinato delle procedure o non ha dato delle regole precise al proprio personale. 
 
Tuffiamoci per un attimo in quest’azienda e proviamo a guardarla dall’alto. Cosa vedremmo?
Il caos, ognuno si comporterebbe come meglio crede. Ci sarebbe l’anarchia e le decisioni verrebbero prese in base alla simpatia o l’antipatia per un singolo lavoratore o semplicemente ci sarebbero pratiche gestite in un modo diverso perché trattate da persone diverse all’interno della stessa azienda.
 
E’ questo quello che vogliamo?
 
Direi proprio di no. Sicuramente noi siamo alla ricerca dell’organizzazione e di un’azienda efficiente ed efficace quindi prendiamo carta e penna e incominciamo a pensare e ad abbozzare il nostro regolamento aziendale!
 
Già, ma qual è il linguaggio che dobbiamo usare? Serioso, tecnico, istituzionale, scherzoso, semplice?
 
Dipende !! 
 
Facciamoci una domanda: qual è l’obiettivo che vogliamo raggiungere e quali sono le persone che leggeranno e dovranno dare attuazione a questo regolamento?
 
A seconda della risposta, possiamo pensare a stilare un regolamento utilizzando una comunicazione differente. 
 
Ricordiamoci che il regolamento aziendale non è un fac-simile da prendere e da modificare con quattro dati e da stampare e distribuire ai lavoratori, ma è il messaggio che vogliamo dare ai “nostri collaboratori” quindi deve essere in linea con la “nostra azienda” e il “nostro modo di comunicare”.
Certo, più si utilizza un linguaggio semplice e diretto, meglio è; se poi riusciamo ad inserire delle immagini per catturare l’attenzione dei collaboratori, coinvolgendoli in prima persona al momento della presentazione del regolamento, ancora meglio.

L’importante è non imporre nulla!! Non funzionerebbe.
Spieghiamo loro perché siamo arrivati a redigere un regolamento aziendale, cosa vogliamo migliorare nella nostra organizzazione, quali sono le nostre aspettative e dove vogliamo andare.

L’importante è non aver alcun timore…

Spesso i soci/titolari delle aziende sono i primi ad essere titubanti a presentare il regolamento aziendale perché hanno paura che i dipendenti apprendano la notizia come un’imposizione, un modo per puntualizzare le cose e mettere i puntini sulle “i”.

Tutto dipendente dallo spirito con cui si dicono le cose.

Tutti noi abbiamo bisogno di regole e spesso il dipendente quando vede che l’azienda mette mano all’organizzazione aziendale e incomincia a fare ordine, stilare delle procedure, fare un regolamento aziendale, non lo vede come un problema ma come un sollievo perché finalmente vede e sente la leadership e, se le cose sono giuste e razionali, capisce che c’è una rotta che è stata segnata e che si sta navigando in una direzione ben precisa: “la direzione verso la consapevolezza e l’organizzazione che migliorerà la produttività e la qualità della sua azienda”.
Sandra Paserio – Consulente del Lavoro – HR Problem Solver