Le regole per organizzare una riunione efficace con i nostri collaboratori

Organizzare una riunione con i collaboratori vuol dire fermare l’attività produttiva dei partecipanti.
 
Durante il tempo previsto per l’incontro, i nostri lavoratori non svolgeranno le loro mansioni e quindi risulteranno improduttivi. 
 
Questo chiaramente rappresenta un costo per l’azienda. 
 
Quindi è importante che il tempo delle riunioni si trasformi in un vero e proprio investimento finalizzato a portare a casa un risultato.
 
Cosa dobbiamo fare per renderle efficaci?
 
Incominciamo a farci delle domande:
 
Perché stiamo organizzando questa riunione?
 
– Qual è l’obiettivo che vogliamo raggiungere?
 
– Chi deve partecipare?
 
Una volta che avremo chiare le risposte, potremo dedicarci al “come” dobbiamo organizzare il nostro incontro.
 
Se vogliamo una riunione efficace, dobbiamo pianificare accuratamente tutti i particolari:
 
Pensiamo al luogo dove avverrà l’incontro (è importante che ci sia il microclima giusto e che, a seconda delle durata, siano presenti delle bibite);
 
Spediamo l’invito ricordando di indicare:
  • Il luogo dell’incontro;
  • Il tipo di riunione che si sta organizzando (onde evitare che si crei fermento inutile), specificando se è: formativa, informativa, organizzativa, decisionale o di brain storming;
  • L’ODG, con i tempi e gli argomenti che saranno trattati;
  • Se i collaboratori devono presentarsi all’incontro con del materiale, dei quesiti o dei report;

– Rispettiamo gli orari stabiliti (sia per l’inizio che per la fine dei lavori);

– Evitiamo distrazioni (invitiamo i partecipanti a spegnere telefonini e altri apparecchi elettronici);

– Apriamo i lavori spiegando i tempi della riunione, le tematiche che verranno trattate e il momento in cui potranno essere fatti gli interventi (durante o alla fine dell’incontro);

– Osserviamo con attenzione il linguaggio non verbale dei partecipanti (eventuali contrarietà o chiusure dei collaboratori emergeranno dal linguaggio del corpo);

– Cerchiamo di coinvolgere tutti i partecipanti formulando domande aperte che possano dare spazio anche ai più timidi e riservati;

– Ascoltiamo con attenzione e analizziamo i diversi punti di vista ricordandoci di prendere decisioni concrete per trasformare le parole in azioni;

– Chiudiamo i lavori sintetizzando i punti focali trattati e le attività eventualmente che risultano da svolgere con i relativi tempi di realizzazione;

– Dopo la riunione, inviamo un verbale di sintesi con specificato quello che si è detto, “chi fa cosa” e in che tempi;

– Pubblichiamo il report in un file disponibile a tutti i partecipanti per massimizzare la trasparenza e la consultabilità.

Una buona programmazione e pianificazione porta efficacia ed efficienza in tutte le attività che vengono svolte all’interno dell’azienda.

Il tempo che impiegheremo per organizzare una riunione, ci tornerà in termini di ottimizzazione di costi e produttività.

Non sottovalutiamolo!!

Sandra Paserio – Consulente del Lavoro – HR Problem Solver

 

meeting, riunione efficace