L’importanza del Time Sheet in azienda

Quanto tempo avete a disposizione nell’arco di una giornata?


Lo stesso tempo che ho io, che ha il vostro concorrente o il vostro vicino di casa.

Bene, quindi, se è vero che il tempo è la cosa più democratica che ci sia e che tutti hanno a disposizione lo stesso tempo, vuol dire che VINCE chi GESTISCE MEGLIO IL TEMPO CHE HA A DISPOSIZIONE.

Mi piace immaginare il “tempo che si ha a disposizione all’interno di un’azienda” come qualcosa di tangibile, di materiale che possa essere immagazzinato e catalogato in un deposito per poi essere utilizzato proprio come una materia prima.

In questo modo, IL TEMPO PRENDE FORMA e ci si rende conto, ancora di più, che il TEMPO È LA NOSTRA RISORSA PIU’ PREZIOSA.

E come tutte le risorse più preziose non possiamo permetterci di sperperarlo.
D’altronde, qual è l’imprenditore che ama buttar via il proprio denaro? Direi nessuno.
Una volta capita l’importanza del tempo, dobbiamo pensare quindi a GESTIRLO AL MEGLIO.

Semplice (direte voi)? Tutt’altro. 

Questo per due motivi: il primo è che non si tratta solo del “nostro tempo” ma di “tutto il tempo delle risorse umane dell’azienda”; il secondo è che, per “gestirlo,” occorre monitorarlo e migliorarne l’utilizzo.
Ma siccome a noi piacciono le sfide, procediamo!

Dobbiamo quindi pensare che, come tutte le materie prime che arrivano in un magazzino, il tempo dovrà essere stoccato e catalogato utilizzando sistemi ben precisi in modo da poterlo utilizzare correttamente al momento del bisogno.
Quindi, CATALOGHIAMO IL TEMPO che abbiamo a disposizione. Come?
Si potrebbe pensare ad un’identificazione a seconda della professionalità, della specializzazione, in base al reparto (amministrativo, contabile, commerciale, marketing, produzione, logistica, ecc.) e magari all’identificazione con una sottocategoria (magari anche ad personam, perché no?).
Bene, una volta che abbiamo messo in ordine il nostro MAGAZZINO, focalizziamo la nostra attenzione al MONITORAGGIO DELLE ORE IMPIEGATE da ogni collaboratore per lo svolgimento della propria attività.

Fotografiamo quindi la situazione per poi lavorare successivamente sul miglioramento.

Se chiediamo ad ogni collaboratore di indicare, utilizzando appositi programmi informatici, le ore impiegate durante la giornata (specificando l’attività, il progetto o il servizio realizzato durante quell’arco di tempo), potremmo ottenere dei dati che andranno ad alimentare un software che, a sua volta, estrapolerà dei report che saranno la chiave della nostra azione di miglioramento.

Pensiamo ad esempio a dei report per capire:
– I carichi di lavoro di ogni collaboratore
– La redditività di ogni collaboratore, di ogni reparto o di ogni commessa
– L’incidenza del tempo improduttivo
– La suddivisione del tempo che impatta sui costi diretti rispetto quelli indiretti
– Il tempo impiegato per ogni cliente
– Il tempo occupato per ogni attività e/o progetto
– Il tempo dedicato per la gestione delle non conformità, per la gestione dei reclami dei clienti e/o per il rifacimento del lavoro non svolto correttamente
– ecc.
Se davanti a questi report rimarrete a bocca aperta, tranquilli, sappiate che siete nella norma!!

Può essere infatti che, nonostante l’azienda, abbia dei budget o dei risultati positivi, ci si accorga dall’analisi dei report, ad esempio:
– che dei collaboratori risultino improduttivi;
– che dei clienti o delle commesse sono nettamente in perdita;
– che le ore improduttive o non fatturate hanno un’incidenza importante sui risultati analizzati.
Ma come risulta possibile, mi direte voi, non essersene accorti prima?

La risposta è semplice. Facciamo degli esempi:
– se abbiamo dei collaboratori molto produttivi (dei “cavalli di razza” come li chiamo io), può essere che la maggior produttività di questi collaboratori abbia   coperto la mancata produttività di quelli più lenti;
– se abbiamo delle commesse o dei clienti in perdita possiamo non essercene accorti perché abbiamo stabilito degli importi a forfait e, solo nel momento   dell’analisi dei dati, ci rendiamo conto che:
o sono clienti che chiamano 40 volte in un giorno per chiedere report e simulazioni che sanno che non gli saranno addebitati;
o sono clienti che hanno esigenze diverse rispetto il periodo di stipula del preventivo perché ad esempio sono clienti che sono cresciuti sul mercato o che hanno ampliato la loro attività;
o oppure sono clienti per i quali stiamo offrendo servizi maggiori rispetto quanto preventivato (magari senza rendercene conto perché gestiti    direttamente dal nostro collaboratore o dalla nostra segretaria).
Insomma i motivi possono essere “n” ma se non analizziamo i dati non potremo mai saperlo.
Quindi, attenzione, avere un TIME SHEET all’interno dell’azienda è IMPORTANTE anzi VITALE PER L’AZIENDA STESSA.

Se lo condividete e ne siete consapevoli è opportuno che il messaggio venga fatto veicolare ai vostri collaboratori.

Ricordatevi che lo strumento sarà utilizzato da loro e i dati saranno quelli che loro stessi vi forniranno.

E’ importante quindi che tutti i nostri collaboratori, indipendentemente dalla professionalità e dal ruolo assunto all’interno dell’azienda, siamo messi al corrente che IL TIME SHEET NON E’ UNO STRUMENTO PER “CONTROLLARLI” MA PER CAPIRE “DOVE” IL TEMPO VIENE IMPIEGATO IN MODA DA ANALIZZARNE I DATI E PROCEDERE CON DELLE AZIONI VOLTE AL MIGLIORAMENTO DELL’UTILIZZO DI QUESTA RISORSA PREZIOSISSIMA.SE NON CI FOSSE UNO STRUMENTO DI ANALISI, COME RISULTEREBBE POSSIBILE MIGLIORARSI?Ecco perché serve questo strumento: come punto di partenza per poi andare ad ottimizzare la gestione del tempo.Un corso sulla gestione del tempo sarebbe buona cosa, ma se non riuscite a partecipare, beh, chiudetevi nel vostro ufficio e concentratevi sui report che avete davanti e pensate a come ottimizzare quella ricorsa così preziosa per la vostra azienda!!Sono sicura che l’ingegno non vi mancherà e qualche azione di miglioramento salterà fuori!!

Sandra Paserio – Consulente del Lavoro – HR Problem Solver