Ottimizziamo i costi del personale automatizzando i processi: un invito all’azione

Investire in strumenti tecnologicamente avanzati non è un costo ma un investimento che può tornare in termini di risultato.

 

Quante azioni vengono svolte in modo ripetuto all’interno delle vostre aziende che portano un costo all’impresa solo perché non vengono automatizzate?

Rispondo io: tantissime!

Secondo voi sto esagerando?
Facciamo così, aprite la vostra agenda e sbarrate una giornata intera. In quel giorno non ci sarete per nessuno; dovrete essere concentrarti e liberi mentalmente perché avrete un compito importante: dovrete osservare i vostri collaboratori!

Telefonino spento e concentrazione quindi. Tenete con voi solo un blocco e una penna.
Incominciate dalla segreteria per poi passare agli impiegati dell’amministrazione, a quelli della produzione e della logistica e così via.
Andate in ogni reparto e guardate quello che fanno. 
Se avete bisogno di informazioni, chiedetele ai diretti interessati, a coloro che svolgono effettivamente quel lavoro. Non andate dal caporeparto. Dovete guardare con i vostri occhi quante sono le azioni ripetute che vengono svolte in ogni singolo momento e annotarvele.
Una volta che avrete tutte le informazioni necessarie, incominciate a pensare a come ottimizzare i processi.
In quel momento sì, potete sentire il caporeparto o il capocommessa o il responsabile di stabilimento, per ragionare con lui su come informatizzare le varie attività che vengono svolte all’interno della vostra azienda. Non prima.

I
n questa fase, chiamiamola “fase 2”, avrete un’infinità di cose che scoprirete che si potrebbero migliorare, ma non spaventatevi. 
All’inizio magari potrà sembrare un progetto infinito ma se, una volta stilato il progetto, si incomincia a lavorare per priorità, indicando accanto ad ogni azione da migliorare, le DATE entro le quali si vuole concludere l’azione di miglioramento e il NOME DEL RESPONSABILE al quale affidare l’incarico, il gioco è fatto.
Frammentando il progetto in tanti “piccoli progetti” tutto diventerà più semplice e fattibile.
D’altronde non è vero che quando vediamo davanti a noi una scalinata lunghissima, ci facciamo prendere dall’ansia e pensiamo: ma chi ce la fa ad arrivare in cima? Ma poi, gradino dopo gradino, incominciamo a salire e, senza rendercene conto, ci troviamo proprio lì, in alto alla scalinata e guardiamo in basso soddisfatti di quello che siamo riusciti a fare.
Ecco, il nostro “macro progetto” è la scalinata mentre i gradini sono i “piccoli progetti” scomposti.
Nella “fase 3”, che prevede l’azione di miglioramento, occorre valutare con attenzione l’utilizzo di strumenti informatici che potranno aiutarci ad automatizzare il processo.
Analizziamo quelli che sono presenti sul mercato e che fanno al caso nostro oppure sentiamo un programmatore che può aiutarci a trovare delle soluzioni idonee per raggiungere il nostro obiettivo.
Ricordatevi che qualsiasi azione che viene automatizzata porta all’imprenditore dei vantaggi notevoli: 
– Minor tempo nell’esecuzione
– Minor rischio di errore e quindi miglioramento della qualità
– Possibilità di riutilizzare il tempo risparmiato in nuove attività che portano valore aggiunto all’azienda
– Miglioramento del servizio offerto (al cliente interno o esterno)
– Maggiore produttività
– Maggior competitività dell’azienda sul mercato
Posso portare la mia esperienza come esempio dell’importanza dell’informatizzazione dei processi.
Il nostro studio è stato oggetto di analisi da parte dell’Osservatorio ICT & Professionisti del Politecnico di Milano ed è emerso che, grazie all’investimento tecnologico, la produttività dello Studio è aumentata del 30% con ripercussioni positive sia in termini di fatturato che di qualità del servizio offerto. Il progetto del nostro Studio è stato infatti premiato quest’anno come miglior progetto, a livello nazionale, per la categoria Consulenti del Lavoro.
Certo, accanto all’investimento in tecnologia si è lavorato anche sulla motivazione e la formazione delle risorse umane, ma i risultati ottenuti, non sarebbero sicuramente arrivati se non ci fosse stata un’analisi di osservazione e automatizzazione dei processi.
Quindi, sbarratevi la giornata nella vostra agenda e incominciate! Non è mai troppo tardi per dare una svolta alla vostra azienda. 
Una volta raggiunto l’obiettivo, misurate il tempo risparmiato e fate un paragone con il passato.
Sono sicura che i risultati che otterrete saranno quelli che vi faranno dimenticare la fatica di salire, gradino dopo gradino, la lunga “scalinata” e vi sentirete molto orgogliosi del lavoro svolto!
Sandra Paserio – Consulente del Lavoro – Human Resource Management