Perchè è importante avere un regolamento aziendale?

Un’azienda organizzata è un’azienda vincente.

È per questo che, prima di iniziare a produrre o a vendere i propri servizi, bisogna fermarsi e porsi le prime domande:

  • Qual è la vision? Ossia, come ci vediamo in un futuro? Qual è il nostro sogno?
  • Qual è la mission? Ossia, qual è il nostro obiettivo? Qual è la strada che vogliamo tracciare per raggiungere la vision?
  • Abbiamo predisposto un organigramma per capire “chi risponde a chi”?
  • Abbiamo elaborato un funzionigramma per capire “chi fa cosa”?
  • Abbiamo redatto delle procedure operative per capire le azioni sequenziali da compiere nel fare il “cosa”?

Bene, se abbiamo fatto tutto questo, allora possiamo passare al secondo step, ossia la redazione di un regolamento aziendale.

Cosa scriviamo in questo regolamento?

Le regole dell’azienda, ossia quello che ci aspettiamo dai nostri collaboratori.

Pensiamoci un attimo.

Come facciamo a lamentarci per le cose che non vengono fatte come vogliamo noi, se non abbiamo detto, in modo chiaro, come vogliamo che le cose vengano fatte?

Quindi, prendiamo carta e penna e incominciamo dalle criticità riscontrate in azienda.

Cosa non è chiaro? Cosa non viene fatta nei modi e dei termini che ci aspettiamo? Quali sono i comportamenti all’interno dell’azienda che creano difficoltà e sono d’intralcio alla produttività e al raggiungimento degli obiettivi prefissati?

Cerchiamo di essere dei fogli bianchi e pensiamo in modo oggettivo ai fatti e agli avvenimenti quotidiani.

Il nostro compito è mettere ordine, incastrando uno per uno tutti i pezzetti del puzzle:

  • Con quale anticipo devono essere richieste le ferie e i permessi?
  • Quali sono le azioni da compiere in caso di malattia, maternità, infortunio o al verificarsi di altri eventi che comportano la sospensione temporanea dell’attività lavorativa?
  • Come vengono gestiti gli straordinari?
  • Come deve avvenire la timbratura delle presenze?
  • Quali sono le regole in caso di pause, ritardi o recuperi?
  • Qual è il comportamento da tenere con i responsabili, tra colleghi, con clienti o con i fornitori?
  • Deve essere indossata una divisa o un vestiario particolare? Se si, quali sono le modalità e le condizioni?
  • Come devono essere usate e mantenute le attrezzature e gli strumenti di lavoro?
  • In quali casi verranno fatte delle contestazioni degli addebiti e quali saranno le sanzioni disciplinari applicate?
  • Quali sono le restrizioni in uso presso l’azienda?
  • Come devono essere gestiti gli automezzi aziendali?
  • Come devono essere gestiti i dati interni ed esterni per ottemperare gli obblighi previsti dal garante in materia di privacy?
  • Quali sono le azioni da compiere per ottemperare alle norme in materia di igiene e sicurezza sul lavoro?
  • Cosa deve essere fatto per garantire la sicurezza dei dati e del luogo di lavoro?

Le risposte alle diverse domande, costituiranno il nostro regolamento aziendale.

Una volta che l’abbiamo scritto e l’abbiamo infiocchettato per bene, ricordiamoci che siamo solo a metà dell’opera.

La seconda parte, ossia la condivisione e il coinvolgimento dei collaboratori, è fondamentale per la riuscita e l’efficacia del risultato.

Il regolamento non deve essere percepito, infatti, come uno strumento punitivo.

Bisogna spiegare bene il motivo che ci ha portato a stilarlo e cosa ci aspettiamo dai nostri collaboratori dopo la messa in uso.

Non diamolo per scontato perché … scontato non è!

Sandra Paserio – Consulente aziendale e del lavoro – HR Problem Solver – Coach Professionista

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