Procedure operative chiare e ruoli definiti: come usare questi strumenti per essere un’azienda al top

Una volta che abbiamo identificato i nostri collaboratori, li abbiamo selezionati e li abbiamo inseriti in azienda, abbiamo finalmente la squadra con la quale possiamo giocare la nostra partita.

E’ non è una partita da poco conto, visto che anche le altre squadre sono agguerrite e altrettanto competitive; quindi dobbiamo usare la strategia giusta e armare i nostri giocatori di strumenti che possono permetterci di diventare un’azienda vincente!!
 
Ma quali sono gli strumenti che possiamo utilizzare? 
 
Sicuramente la motivazione e la formazione, ma di questo ne parleremo in un altro articolo; per adesso focalizziamoci su due strumenti che sono alla base di un’azienda organizzata: procedure operative chiare e ruoli definiti.
 
Ma cosa c’entra direte voi l’organizzazione con il fatto di essere un’azienda vincente?
 
C’entra eccome, visto che la produttività è strettamente collegata all’organizzazione!
 
Un’azienda dove ognuno agisce a modo suo e svolge il proprio lavoro senza delle istruzioni di lavoro o delle procedure operative; un’azienda dove ognuno va per la sua strada e non condivide il proprio operato con gli altri e quindi ogni volta che svolge una pratica incomincia da zero e fa delle ricerche nuove, utilizza dei format non aggiornati facendo errori che tutte le volte devono essere corretti; un’azienda dove non sono definiti i ruoli e quindi dove le persone non conoscono i loro compiti e  fanno girate le pratiche tra vari responsabili perché non c’è un organigramma azienda….
Beh, un’azienda così e un’azienda perdente dove sicuramente si lavora male e dove il costo di incidenza sulla produttività di ogni singolo lavoratore sarà altissima.
 
Quindi chi mi dice che non è importante l’organizzazione nelle aziende, gli rispondo: parliamone e guardiamo i conti perché i numeri non sbagliano!
 
E se non siete convinti vi invito a fare un gioco: 
Sedetevi in un angolo della vostra azienda e osservate i vostri collaboratori: quante volte svolgono ripetutamente le stesse cose? Quante volte chiedono ai colleghi se hanno avuto un caso analogo a quello che stanno trattando? Guardate con attenzione, osservate e prendete appunti.
Poi, andate dai vostri collaboratori e chiedetegli qual è il loro ruolo all’interno dell’azienda e a chi si devono rivolgere nel caso riscontrassero problemi nello svolgimento del loro operato. Se otterrete delle risposte discordanti, se non sapranno rispondere o se diranno, a parità di ruoli, che il loro responsabile risulta una persona diversa….. 
 
Allora la risposta ve la sarete già data da soli perché a quel punto avrete capito che c’è la necessità di fare ordire e incominciare a strutturare l’azienda in un modo diverso da quello che avete fatto fino a quel momento:
– Bisogna partire da un organigramma aziendale per poi fare una mappatura delle competenze;
– incominciare a fare un elenco delle attività che vengono svolte;
– indicare, per ogni attività, la procedura da seguire; 
– definire il responsabile della procedura;
– incrociare il nominativo di quel responsabile con quello indicato nella mappa delle competenze e nell’organigramma aziendale…
– e questo chiaramente è solo l’inizio.
 
Lo so, è un lavoro lungo e se non siete in grado di farlo da soli vi consiglio di farvi assistere da un professionista preparato nel settore dell’organizzazione aziendale, ma fatelo!!
 
E’ importante poi coinvolgere nel progetto tutto il personale per farlo sentire parte integrante del nuovo percorso di riorganizzazione. 
 
Ognuno ci metterà un pezzettino del suo e alla fine, quando tutto sarà ultimato e verrà illustrato e condiviso con tutto le risorse umane dell’azienda, sarà un successo per tutti!
 
Garantito.
 
L’ho provato in prima persona come Studio prima di condividerlo con le mie aziende Clienti e ogni volta i risultati sono stati sorprendenti.

Vi posso garantire che non è un costo, è un investimento che vi ripagherà della “fatica” e del “tempo” che impiegherete perché i risultati non tarderanno ad arrivare sia in termini di produttività che di miglioramento del clima aziendale.
Sandra Paserio – Consulente del Lavoro – HR Problem Solver