Una triste verità: le aziende non conoscono l’incidenza del costo del personale

Il controllo di gestione non è fondamentale ma vitale per ogni singola azienda.
 
Non importa che sia piccola, media o grande; ogni azienda dovrebbe conoscere quanto incide il costo del personale sui prodotti o sui servizi offerti.
 
Purtroppo però questa non è la realtà; il problema è culturale.
 
Arriviamo da anni in cui i margini c’erano e si faceva tutto “a occhio” quindi si guardavano i costi in modo generico e per macro categoria.
 
Oggi questo non è più possibile !! 
 
Dobbiamo sapere esattamente costi e produttività di ogni singolo dipendente, di ogni reparto produttivo, di ogni centro di costo o altra ripartizione utile per l’azienda.
 
Capiamo quali sono i costi diretti rispetto quelli indiretti e, una volta che abbiamo in mano questi prospetti, possiamo incominciare a “giocarci” e a capire come possiamo migliorare la produttività, come ottimizzare le risorse, come ridurre le ore improduttive, come ridurre i costi del personale, come analizzare i dati per capire se i ricavi di un reparto coprono le perdite di un altro e via dicendo.
 
Un punto su cui dobbiamo soffermarci è sul tempo impiegato dalle persone nello svolgimento delle loro attività quotidiane. 
 
Vi è mai capitato di sentire delle persone che fanno magari la metà di quello che fate voi durante la giornata e lamentarsi che sono stressate, non ce la fanno, hanno sempre un sacco di cose da fare e che arrivano sempre all’ultimo minuto perché sono oberate di lavoro?
 
Ma come, mi direte voi, com’è possibile che nello stesso tempo voi fate le stesse cose e riuscite ad avere il tempo alla sera per andare a fare una partita a tennis o un aperitivo con gli amici, mentre questi sono “distrutti”?
 
La risposta è semplice: la gente più ha tempo e più ne spreca e al contrario quando il tempo è poco, scatta un meccanismo che porta a lavorare con più efficacia e per priorità; insomma, se si ha meno tempo a disposizione, si è più motivati e si lavora meglio.
 
Chiaro, non bisogna esagerare, ma ricordiamoci un saggio di un londinese del 1958, Cyril Northcote Parkinson, meglio nota come “Legge di Parkinson” che dice «Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo».
 
Quindi attenzione a valutare oggettivamente le persone e i carichi di lavoro.
 
Non sempre è così come ve la raccontano, anzi quasi mai; se sapete quello che i vostri collaboratori possono fare, affidategli incarichi adeguati alla loro posizione e al ruolo che ricoprono guardando i risultati ottenuti sulla base di valori oggettivi, ossia “indici inconfutabili” relativi alle attività svolte.
 
Non diamo retta alle loro “sensazioni”; piuttosto se si sentono in difficoltà, aiutiamoli a pianificare le attività, informatizziamo i processi, iscriviamoli a corsi di formazione per imparare a lavorare per priorità e gestire meglio il tempo, ma non facciamo l’errore di cadere nella loro rete.
 
Sarebbe un errore per voi, ma soprattutto per loro, perché rimarrebbero collaboratori insoddisfatti e perennemente demotivati.

Un altro punto da non sottovalutare per la gestione corretta dei costi del personale è l’utilizzo dei budget.

È importante imparare a lavorare non solo con dei budget di costi a consuntivo ma anche a preventivo in modo da iniziare il nuovo anno con dati preventivati di costo del personale più vicini possibili alla realtà.
Possiamo fare delle simulazioni inserendo ad esempio gli aumenti contrattuali, gli aumenti di livello, gli scatti di anzianità, eventuali premi di risultato, l’utilizzo di ammortizzatori sociali, periodi di ferie, le assenze per maternità e allattamento, la previsione dello straordinario, eventuali assunzioni o cessazioni del rapporto di lavoro, ecc.

Più si faranno dei budget analitici dettagliati e più sarà possibile avvicinarsi ad una situazione di budget realistico che poi si potrà raffrontare periodicamente con i budget a consuntivo in modo da confrontarne gli scostamenti e capire quali sono state le variabili di aumento o diminuzione tra preventivato ed effettivo.

È chiaro che questo porta via del tempo, ma pensiamo l’importanza di sapere in anticipo quale sarà l’uscita finanziaria per l’azienda.

Più ci avviciniamo alla realtà e più sarà possibile pianificare con precisione le azioni strategiche da mettere in atto per non farsi trovare impreparati davanti ad un mercato che ogni giorno ci chiede di abbassare i prezzi per essere più competitivi.

Ma come possiamo abbassare i prezzi se non sappiamo qual è il “break even”?

Come possiamo fare un preventivo sapendo a priori quale sarà il nostro guadagno, se non sappiamo esattamente quali saranno i nostri costi?
Ecco perché conoscere il costo del personale non è fondamentale ma “vitale” per le aziende.

Solo così non si rischia di accettare incarichi o lavori che inizialmente possono sembrano “appetibili” ma poi si possono rivelare in perdita causando “buchi” nei bilanci delle aziende.
Sandra Paserio – Consulente del Lavoro – HR Problem Solver